Delegación

Resumen

Muchas veces sentirás que el tiempo no te alcanza, que las tareas que tienes te están desbordando, que le faltan horas al día y a la semana días para alcanzar tu objetivo de sacar el trabajo adelante. Cuentas con un equipo de personas a tu cargo, pero no sabes si te pueden ayudar.  

Fundamentos para delegar:  

  1. Si delegas poco, probablemente lo haces porque estás ejecutando de más. 

La falta de delegación se convierte en una sobre carga de trabajo para nosotros mismos, descuidando muchas veces la calidad.  

  1. Cinco cosas importantes para tener en cuenta cuando delegas: 
  • En quién delegas. Confías en que esa persona será capaz de cumplir con lo que le encomiendas. 
  • Explicar bien el objetivo de la delegación. Que le quede claro a tu colaborador. 
  • Darle los recursos necesarios para cumplir con la tarea encomendada. 
  • Estableces el plan de seguimiento. El responsable sigues siendo tú. Delegas la tarea, no la responsabilidad. 
  • Quitarte de en medio. Vas siguiendo el avance según el plan de seguimiento. 
  1. Delegas todo lo delegable. Lo que no lo es lo haces tú. 

Delegar no significa que no haces nada, delegas aquellas tareas que es posible confiar a un colaborador. Así te queda el tiempo para hacer tu tarea de dirección. Así añades valor a la organización. 

  1.  No delegues en recaderos, delega en encargados. 

Cuando delegas en recaderos, éstos trabajan al dictado, de alguna forma siguen siendo dependientes de ti y te transformas en el embudo. Cuando delegas en encargados, ellos tienen autonomía y por tanto será más versátiles a la hora de tomar decisiones, aprenderán más de la tarea que están realizando y serán más autónomos, ganando experiencia. 

  1. Puedes dar delegaciones parciales. 

Delegando parcialmente vas entrenando a tu equipo para que desarrollen capacidades y experiencia. 

  1. Las razones para no delegar están en la arrogancia, la inseguridad, la necesidad de ser imprescindible, miedo a que crean que no estoy haciendo mi trabajo, o que hay otras formas de hacer el trabajo: 

Estas excusas no hacen nada por que tu trabajo sea más efectivo y esconden inseguridad y soberbia. En la medida en que delegas, logrará desarrollar a tus colaboradores y dedicarte a las tareas que son más propias de dirección. 

  1. Tu trabajo es conseguir que todo tu equipo haga su trabajo. 

Creando las condiciones para que el equipo haga lo que tiene que hacer. Tú fijas objeticos, planificas, etc. Y el equipo te apoya para llevar a cabo las tareas que sean necesarias para cumplir los objetivos. 

  1. Agradece. 

Sea cual sea el resultado, bueno o malo, agradece. Si es bueno, para motivar, si es malo para ayudar a tu colaborador a aprender del error y seguir creciendo. 

Cuestionario de aprendizaje

  • Si no delegas, ¿te has preguntado qué hay en ti que no lo hace? ¿Falta de confianza en ti o falta de confianza en tus colaboradores? 
  • Qué cinco cosas son importantes a tener en cuenta a la hora de delegar. 
  • Cuando delegas, ¿quién es el responsable de que la tarea se cumpla en tiempo, objetivos y calidad? 
  • Si delegas ¿tus colaboradores ganan en experiencia y autonomía? ¿Es eso bueno

Reflexión

Delegar no solo te permite ser más eficaz en tu trabajo, te permite desarrollar a tus colaboradores, generar autonomía y aprovechar el tiempo y los recursos de forma más eficiente. Delegar es en palabras de un alto ejecutivo “no soy el jefe que sabe, soy el jefe de los que saben”. Serás tan bueno como lo sea tu equipo. 

Pregunta

¿Qué está pasando?

¿Qué puedo hacer para ser más productivo? 

¿Cómo puedo, además,desarrollar a mis colaboradores? 

Dirección por objetivos

Resumen

  • Los Objetivos son la base de tu proceso de Dirección de Colaboradores.
  • Los Objetivos no están para ser cumplidos, su función básica es dar dirección, para poder centrar la energía en aquello que es importante, en aquello que debe ser hecho.
  • Los Objetivos nos permiten diferenciar lo que es IMPORTANTE de lo que no lo es.
  • Lo URGENTE es aquello que no puede ser hecho en otro momento y lo IMPORTANTE es lo que me acerca a mis Objetivos.
  • Hay dos tipos de Objetivos: Objetivos de DESEMPEÑO y Objetivos de DESARROLLO.

OBJETIVOS DE DESEMPEÑO

  • Los Objetivos de DESEMPEÑO me definen lo que debo conseguir, están relacionados con los logros y con los resultados que se esperan y se necesitan de mí.
  • Los Objetivos de DESEMPEÑO estarán bien definidos si cumplen la fórmula nemotécnica MARTE:

“Los Objetivos de DESEMPEÑO son fáciles de redactar, pero no terminamos de redactarlos bien”

  • Con los Objetivos de DESEMPEÑO definimos el QUÉ y el CUÁNDO. El CÓMO será el Plan de Acción y el POR QUÉ lo definiremos con la Estrategia.

OBJETIVOS DE DESARROLLO

  • Los Objetivos de DESARROLLO están relacionados con las competencias y las capacidades de tu Colaborador. También son cuantificables, pero exigen un mayor esfuerzo en su definición, en su detalle.
  • Es clave hacer participar al Colaborador en la definición de sus Objetivos de DESARROLLO, en cada una de las siguientes fases:
  1. Definir el ámbito de la intervención. “No hay nada más difícil que resolver un problema que no existe”.
  2. Acordar las preguntas a formular.
  3. Elegir a los encuestados.
  4. Hacerles llegar el cuestionario al colectivo finalmente elegido.
  5. Recoger y procesar la información recogida.
  6. Entregar el resultado obtenidos con la encuesta.
  7. Definir objetivos a alcanzar y definir las acciones específicas y concretas para aproximarse a los resultados deseados.
  • A la hora de fijar Objetivos de DESEMPEÑO:
    • Cédele la iniciativa a tu Colaborador.
    • Concreta los compromisos adquiridos (que queden escritos).
    • No olvides revisar los Objetivos definidos con cierta frecuencia.

Cuestionario de Aprendizaje

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Guía del formador

Pregunta

¿Los objetivos están para ser cumplidos?

Un libro

Gazpacho o ensalada de verano

Resumen

Tanto en la sociedad, en las familias y como no podía ser menos, en las empresas, vivimos momentos de constante cambio. Nos guste o no, estamos en tiempos donde hay cada vez más procesos de transformación y más rápidos.  

Fundamentos de la Gestión del Cambio:  

  1. Las organizaciones cambian para generar ventajas competitivas  
  1. La buena comunicación en el cambio es importante pero no suficiente. Siempre habrá resistencia. 

La resistencia al cambio aparecerá con seguridad, pero haber hecho una buena comunicación de necesidades, razones, objetivos, etc. al inicio ayuda a disminuir esa resistencia y además motiva a los “creyentes” en ese cambio. 

  1. Para poder tener éxito, el tiempo en incorporar a la mayoría a apoyar el cambio es fundamental. 

Cuanta más personas se unan con entusiasmo al proyecto, esa mayoría temprana acortará los plazos del proceso. 

  1.  A mitad del proceso de cambio es cuando existe mayor vulnerabilidad para la organización. 

El arranque (entusiasmo inicial) y el fin (estar cerca del momento final) nos son los momentos preocupantes, es en el medio donde hay que motivar a la gente para que no pierdan ni la ilusión ni el fuelle. 

  1. Todo cambio genera resistencia, hay que saber gestionarla 

Como se dijo en el punto 2, siempre aparecerán focos de resistencia. La mejor manera de gestionarla es explicar la expectativa de la organización. 

  1. Según Stephen Covey para iniciar un proceso de cambio se necesitan tres cosas: 
  • Claridad 
  • Convicción  
  • Energía 

El proceso del cambio

Cuestionario de Aprendizaje

  • Qué es lo importante a la hora de gestionar un cambio ¿la comunicación o la rapidez? 
  • Según Stephen Covey ¿Cuáles son las claves para empezar a liderar un cambio? 
  • Según Covey, si las condiciones iniciales para hacer un cambio no son las correctas, debes cambiar la comunicación ¿Correcto? 
  • El cambio debe durar lo menos posible ¿Correcto? 

Reflexión final

Ya que el cambio es inevitable, participa de él como “revolucionario” o al menos como “mayoría temprana” si te toca ser parte del equipo. Al final el cambio llegará, pero si participas activamente en él, serás motor, no ancla. 

Si lo que te toca a ti es liderar un cambio, recuerda dos detalles: 

  • Dirige como quisieras que te dirigieran a ti 
  • La comunicación no es la garantía del éxito, pero la falta de ella es casi la garantía del fracaso. 

Pregunta

¿Sabes cómo encarar y liderar un cambio haciendo que tus colaboradores se sientan seguros y motivados para participar de él?

¿Conoces las claves para llevarlo a cabo? 

Vídeos

Teletrabajar

Resumen

El éxito en la gestión de tu tiempo tiene que ver con tres factores principalmente:

Claridad, Disciplina y compromiso.

Claridad para saber lo que quieres. Si no sabes lo que quieres vivirás cumpliendo los objetivos de otros. En muchas ocasiones la insatisfacción con el tiempo no tiene tanto que ver con el número de cosas que hacemos, sino con si lo que hacemos es coherente con nuestros valores y nos acerca a nuestros objetivos.

Disciplina. Nosotros somos nuestros principales boicoteadores. La emoción decide, la razón justifica. ¿Cuántas veces has dicho que de esta semana no pasa sin hacer el ejercicio que querías hacer, y al final encontraste un montón de excusas para no hacerlo?¿Cuantas veces te pones a hacer una tarea que no te apetece, y tu cerebro encuentra otras actividades importantísimas que deberían ser hechas? ¡Se disciplinado en no dejar que tu mente se distraiga y también en tu horario para cerrar el ordenador!

Compromiso. Que tu si sea un sí, y que tu no sea un no. Si dices que lo haces, lo haces, si dices que no lo haces, no lo hagas. Compromiso como poner el corazón en lo que haces, dar tu 100% para conseguir el resultado.

Si no tenemos objetivos claros, si no nos lideramos a nosotros mismos desde la disciplina y mantenemos nuestro compromiso hasta conseguir el resultado, difícilmente tendremos éxito en la gestión de nuestro tiempo.

Una vez revisados mis objetivos, y haberme comprometido a sacarlos adelante, la clave está en la planificación.

Tres cosas que te pueden apoyar en estos momentos de confinamiento.

1.- Ajusta las expectativas. Las tuyas, las de tu familia, las de tu jefe y las de tu equipo. A veces las cosas no salen como nos gustaría. Las expectativas no cumplidas nos llevan a frustración e insatisfacción. Pregunta y comparte que lo que espera tu universo de ti. Mira a ver si puedes comprometerte con las expectativas de los demás o prefieres negociarlo. Formúlalo en términos de “me gustaría”, o “prefería” pero recuerda que la realidad rara vez se parece a lo que “a mi me hubiera gustado”.

2.-Planifica por fases. Primera fase de aprendizaje, Segunda fase de habituación, tercera fase seguimiento de objetivos.

3.- Mantente firme, pero si ves que no te está sirviendo esa planificación, revisa y corrige.

Plan de acción

  • Elige las áreas de tu vida que más te importan. Puedes hacerlo por roles. En rol profesional puedes poner tu rol como responsable de equipo, como reporte, como miembro de un equipo. Mi rol parental, mi rol de hija, de hermana, de estudiante, de profesional, de mí mismo.
  • Evalúa como te sientes de satisfecho en cada una de esas áreas. Dedícale unos minutos a reflexionar como te sientes con esos resultados. Dale un orden en tus prioridades. Primero lo que mas te importa, al final lo que menos.
  • Revisa que objetivos te gustaría llevar a cabo en cada una de esas áreas.
  • Convierte los objetivos en tareas, y mételos en la agenda.
  • Recuerda dejar huecos entre tareas para los imprevistos.
  • Planifica tu agenda una vez a la semana. Revisa tu agenda cada noche.

Pregunta

¿Cuáles son tus objetivos personales y profesionales para este año?

¿De 0 a 10 como estás de satisfecho con la gestión de tu tiempo?

¿Qué precios pagas por no gestionar tu tiempo de una manera más efectiva?

¿Qué beneficios te traería cambiar la manera en la que gestionas tu tiempo?

Un libro

TIPS que te pueden ayudar al trabajo en remoto y la conciliación.

1.-Organiza una asamblea familiar. Aquí podréis aprovechar para ajustar las expectativas y regular las emociones, que cada un comente como se siente, sin juzgar ni opinar, solo escuchar y preguntar para entender. No dejes de repetirla de vez en cuando para chequear como van los ánimos y que los miembros de la familia se puedan expresar en confianza. También lo puedes hacer con tu equipo de trabajo de vez en cuando.

2.-Recuerda que eres el modelo en el que se miran tus hijos y los miembros de tu equipo. Revisa a ver en que eres referente ¿de caos, de perfeccionismo, de optimismo, de confianza, de pesimismo, alteración? Haz un ejercicio de auto crítica.

3.-Escribir las tareas de la casa y repartirlas entre todos los miembros de la casa de acuerdo a sus edades y capacidades.

4.- Escribir una lista de todas las cosas que nos gustaría hacer en este tiempo de confinamiento. Jugar en familia, ver algunas películas, hacer repostería, hacer ejercicio, tiempo para mí.

5.- Anima a que todos los miembros del equipo hagan su propio calendario incluyendo las responsabilidades de cada uno, las tareas y las actividades. Podéis aprovechar para hacer una manualidad con los mas pequeños de la casa que recorten, dibujen y peguen su horario.

6.-Trata de mantener las rutinas efectivas, en épocas de preocupaciones, o tristeza es muy fácil relajar las rutinas, recuerda que el terreno que pierdas, te costará recuperarlo.

7.-Arreglaté, cuida tu imagen, eso te va a ayudar a mantener tu autoestima, y sentirte bien contigo mismo, y además a que tu cerebro entienda que es tiempo de trabajo, y esté más concentrado.

8.-Si estás con niños, levántate un par de horas antes y aprovecha ese tiempo para hacer aquellas tareas que requieran de mas concentración. Deja lo que sean tareas de la casa para cuando ellos estén despiertos. Es más fácil de compatibilizar y además en un buen ejemplo.

9.-Si no te gusta planificar, planifica solo aquello que necesariamente deba ser hecho. Ponlo en tu agenda, recuerda que lo que no está en la agenda no existe.

10.-Planifica con holgura, pon media hora mas de lo que creas que vas a tardar, y déjate algún colchón de tiempo a lo largo del día. Como surgirán imprevistos, tendrás esos espacios para hacer lo que tienes que hacer.

11.-Si sois dos adultos en la casa y tenéis niños pequeños, dividiros el tiempo en bloques, 3 horas uno, tres horas otro, o la cantidad de tiempo que sea efectivo para vosotros. De esa manera los niños estarán atendidos y los dos tendréis tiempo de concentración para el trabajo.

12.- Si estas solo, o sola con los niños, organízate igualmente en bloques, dependiendo de la edad de tus hijos, cuanto más pequeños sean, menores deberán ser los bloques. Recuerda respetar tus tiempos, si cada vez que te reclaman dejas de hacer lo que estás haciendo, entenderán que no era tan importante.

13.- Prepara con antelación todo el material que los niños vayan a utilizar a lo largo de su tiempo de juego.

14.-Cocina los fines de semana, distribuye en “tuppers” y congela, por la noche sacas lo que toque al día siguiente y solo tendrás que calentar. En estos días es importante hacer una dieta sana que nos ayude a estar emocionalmente bien y además ayude a nuestro sistema inmune.

15.-Prepara cada día snacks saludables, los niños cuando se aburren suelen pedir comida, igual deja bebidas de fácil acceso para que no tengas que estar levantándote a dárselas.

16.- Tendrás la tentación de dejar la puerta de donde estés trabajando cerrada para concentrarte más, en mi experiencia es preferible dejarla abierta para no estarte todo el rato preguntando que estarán haciendo ahora.

17.-Organizate los descansos. Tus ojos y tu cerebro están sometidos a un ejercicio al que no estaban tan acostumbrados, sobre todo si tienes muchas video conferencias. Desconecta cada 90 minutos, mira por la ventana, haz unas respiraciones, haz alguna tarea de la casa que no requiera esfuerzo mental.

18.-Usa la tecnología a tu favor, dedica tiempo a aprender a usar las herramientas de video conferencia, de trabajo compartido, de colaboración.

19.-Organiza teleconferencias informales con tu equipo de trabajo, invítales a un café, proponles algún juego, o ver un video juntos y comentarlo, os ayudará a reforzar el sentimiento de equipo.

20.-No desesperes, haz planes a corto plazo, y recuerda que los objetivos no están escritos en piedra, que como decía mi abuelo “como no soy rio, me vuelvo cuando quiera”. Si algo de lo que estás haciendo no funciona, ¡cámbialo!

5 Pilares de liderazgo

Resumen

Es muy frecuente que en las empresas te promocionen a responsable de equipos sin darte al mismo tiempo información concreta sobre qué se espera de ti en esta nueva faceta o sin aclararte cuáles son las expectativas que debes cumplir con este nuevo reto profesional.  Te queremos invitar a que te hagas la siguiente pregunta: 

Cuando te piden que lideres ¿qué te están pidiendo?  

  1. Dar dirección: Tiene que ver con que tu equipo sepa con claridad hacia dónde camina, cuáles son los objetivos. Todo el equipo está enfocado. 
  2. Desarrollar personas: Consiste en aprovechar las oportunidades que te da el día a día para desarrollar a tu gente 
  3. Ser referente: Referente de actitud y comportamiento para tu equipo. Piensa que tu equipo está observando cada vez que haces algo.  
  4. Servir, crear las condiciones: Tu trabajo consiste en crear las condiciones para que tu equipo pueda hacer el trabajo, no en hacerlo tú. 
  5. Inspirar: Que tus colaboradores vengan cada día a poner su corazón en lo que hacen. Que entiendan el sentido profundo de lo que hacen. 

Cuando te piden que lideres, te piden que llenes de contenido esos cinco pilares.  

A por ello 

Una petición. Una invitación a la acción, una reflexión. 

Como se indica en el vídeo, te animamos a que lo lleves a la práctica y te preguntes dos cuestiones:  

¿Qué estoy haciendo en mi día a día con mi equipo en relación a cada uno de estos 5 pilares?  

¿Qué quiero empezar a hacer a partir de ahora en cada uno de ellos? 

Pregunta

¿Qué es liderar, en qué consiste liderar?

Un vídeo

Estilo de dirección

Resumen

Los estilos de liderazgo tienen que ver con las maneras de liderar, no con lo que llena de contenido la función de liderar.

El estilo de liderazgo que buscamos lo llamamos “líder coach” o “líder desarrollador”.

¡No vas a ser coach de tus colaboradores! Pero sí vas a usar herramientas del mundo del coaching para desarrollar a tus colaboradores.

Es menos paternalista, más maduro y más del siglo XXI.

Pilares

  • Se construye sobre preguntas
  • Cedes la iniciativa
  • Provocas descubrimiento
  • Buscas el compromiso
  • Genera autonomía 

Este estilo no sirve para todas las ocasiones de tu día a día, hay situaciones en que no será el mejor, pero como línea general te servirá y te será muy eficaz.

Pautas de concreción del estilo de liderazgo:

  1. Cambia 3 órdenes por 3 preguntas
  2. Cede la iniciativa a tu colaborador en los procesos de feedback, definición de objetivos, evaluación del desempeño, …
  3. Regálales el “cómo” (Fijad juntos y objetivo y deja que ellos definan como lo van a alcanzar)
  4. Pregunta “para qué” en lugar de “por qué”.
  5. Busca el compromiso de tus colaboradores.

Guía del formador

Pregunta

¿Cuál crees que es tu estilo de liderazgo? ¿Cuál crees tú que es el estilo de liderazgo del siglo XXI?

Cuidar el vínculo

Resumen:

  • Cuidar los vínculos con tus
    colaboradores es una de esas cosas que nunca nos parecen urgentes pero sabemos
    que son importantes.
  • En una red hay Vínculos y Nodos,
    la fuerza de las redes tienen mas que ver con la calidad de los Vínculos que
    con la calidad de sus nodos.
  • Por muy buenos que sean los
    miembros de tu equipo, si no son capaces de establecer relaciones de confianza,
    es probable que no desarrollen todo su potencial.
  • En terapia se dice que cuando el
    vínculo paciente terapeuta es bueno, da igual el tipo de terapia que se use, va
    a funcionar.
  • De la misma manera, es más
    decisivo el vínculo con tus colaboradores, que tu estilo de liderazgo.
  • ¿Cómo cuidar el vínculo? : Dos
    reflexiones y cinco sugerencias

Primera reflexión

Dale importancia a cuidar la relación. La calidad del vinculo es uno de esos multiplicadores por cero. (Si el vínculo es malo el resultado de su gestión será cero)


Segunda reflexión

Cuidar el vínculo no significa caerle bien a todo el mundo todo el tiempo. Tampoco significa que tus decisiones vayan a gustar a todo tus colaboradores.


Sugerencias

  1. Cuida los detalles. Estate atento
    a lo que es importante para tus colaboradores. Interésate por ellos. Hazlo de
    corazón.
  2. Cuida tu palabra. Se integro.
    Comprometete solo a aquello que puedas cumplir.
  3. No hables mal de tus colaboradores.
  4. Defiéndelos frente a otros.
  5. Dales dirección. Comunícate con
    frecuencia y trata de ser ecuánime.
  6. Recuerda el capítulo de cuenta
    corriente emocional del libro de “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”
    de S. Covey.
  7. Dedícale tiempo de calidad. Ser
    accesible no significa estar siempre disponible.

Plan de acción

  • Haz un listado de las personas, a nivel personal y profesional, que son importantes para ti.
  • Evalúa de 0 a 10 cómo consideras que es la calidad del vínculo con ellas.                             
  • ¿De las personas con la evaluación mas baja, que consideras que es más importante para ellas?
  • ¿Qué podrías hacer para reforzar la relación?¿Cuando vas a hacerlo?

Pregunta para el foro de discusión:

  • ¿Qué beneficios te reporta cuidar los vínculos con tus colaboradores?
  • ¿Qué precios pagas por no dedicarle suficiente tiempo a cuidar la relación con tus colaboradores?
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